ePostman docs
PortálConsole

Čo je e-faktúra a čo ňou nie jeWhat an e-invoice is — and is not

Prečo PDF nestačí, ktoré doklady cez sieť idú a ako sa e-faktúry archivujú.Why a PDF is not enough, which documents travel over the network, and how e-invoices must be archived.

2 min čítania2 min read
  • #e-faktúra
  • #pdf
  • #en16931
  • #ubl
  • #archivácia
  • #proforma
  • #edifact
  • #dobropis
  • #e-invoice
  • #pdf
  • #en16931
  • #ubl
  • #archiving
  • #proforma
  • #edifact
  • #credit note

Najčastejšie nedorozumenie v celej agende znie: „veď faktúry posielame elektronicky už roky“. Elektronická faktúra v zmysle zákona je však niečo iné než faktúra poslaná elektronicky.

PDF nie je e-faktúra

Elektronická faktúra je štruktúrovaný XML dokument podľa európskej normy EN 16931 v niektorej z povolených syntaxí — UBL 2.1 alebo CII. Účtovný systém ju vie prečítať a spracovať sám, bez toho, aby niekto prepisoval údaje.

V sieti Peppol sa v praxi používa profil Peppol BIS Billing 3.0, ktorý stojí na UBL; zákon však syntax nezužuje na jedinú.

PDF ani naskenovaný dokument túto podmienku nespĺňajú — sú to obrázky. Človek ich prečíta, stroj nie.

Ktoré doklady cez sieť idú

Cez systém eFaktúra sa zasielajú doklady, ktoré majú charakter faktúry podľa § 72 zákona o DPH:

  • faktúry,
  • samofaktúry (self-billing) — odberateľ vystavuje faktúru v mene dodávateľa,
  • dobropisy.

Ktoré nie

Proforma faktúra ani výzva na úhradu nie sú faktúrou v zmysle zákona o DPH — ich vyhotovením nevzniká daňová povinnosť a cez sieť sa neposielajú.

Pozor na rozdiel: ak však prijmete platbu pred dodaním tovaru alebo služby, vzniká povinnosť vyhotoviť faktúru k prijatej platbe podľa § 72 ods. 1. Taký doklad už charakter daňového dokladu má a cez sieť ísť musí.

Súhrnná faktúra

Súhrnnú elektronickú faktúru za viac samostatných dodaní vyhotoviť možno, najviac však za obdobie jedného kalendárneho mesiaca (§ 85o ods. 7).

Opravy

Faktúru odoslanú do siete nemožno vziať späť. Bežný postup pri oprave je rovnaký ako v papierovom svete:

  1. vystaviť dobropis (Credit Note) k pôvodnej faktúre,
  2. poslať novú, správnu faktúru.

Alternatívou je opravná faktúra, ktorá musí spĺňať všetky náležitosti Peppol BIS Billing 3.0 a v poli BT-25 niesť jednoznačnú referenciu na pôvodnú faktúru.

Archivácia

Platiteľ je povinný uchovávať elektronickú faktúru desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa týka (§ 85o ods. 15). Uchovávať ju treba v XML formáte — teda v tej podobe, v akej bola vyhotovená a doručená, nie ako vytlačený alebo prevedený dokument.

Zdroj

Materiál Finančného riaditeľstva SR 9/DPH/2025/IM — Najčastejšie otázky a odpovede k eFaktúre; zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH v znení novely č. 385/2025 Z. z.

The most common misunderstanding in this whole area sounds like this: “but we have been sending invoices electronically for years”. An electronic invoice in the legal sense is something different from an invoice sent electronically.

A PDF is not an e-invoice

An electronic invoice is a structured XML document following the European standard EN 16931 in one of the permitted syntaxes — UBL 2.1 or CII. An accounting system can read and process it on its own, without anyone retyping the data.

In the Peppol network the Peppol BIS Billing 3.0 profile is used in practice, which is built on UBL; the law itself does not narrow it to a single syntax.

A PDF or a scanned document does not meet that condition — those are images. A human can read them; a machine cannot.

Which documents travel over the network

The eFaktúra system carries documents that qualify as invoices under § 72 of the VAT Act:

  • invoices,
  • self-billing invoices — the buyer issues the invoice on the supplier’s behalf,
  • credit notes.

Which do not

A proforma invoice or a request for payment is not an invoice under the VAT Act — issuing it creates no tax liability and it is not sent over the network.

Note the distinction: if you receive a payment before the supply of goods or services, an invoice for that payment must be issued under § 72(1). Such a document does qualify as a tax document and must go over the network.

Summary invoices

A summary electronic invoice covering several separate supplies is possible, but only for a period of at most one calendar month (§ 85o(7)).

Corrections

An invoice sent into the network cannot be withdrawn. The usual correction path is the same as on paper:

  1. issue a credit note against the original invoice,
  2. send a new, correct invoice.

The alternative is a corrective invoice, which must satisfy all Peppol BIS Billing 3.0 requirements and carry an unambiguous reference to the original invoice in the BT-25 field.

Archiving

The taxable person must retain the electronic invoice for ten years from the end of the calendar year it relates to (§ 85o(15)). It must be kept in XML format — in the form in which it was issued and delivered, not as a printed or converted document.

Source

Financial Directorate of the Slovak Republic, 9/DPH/2025/IM — Frequently asked questions on eInvoicing; Act No. 222/2004 Coll. on VAT as amended by Act No. 385/2025 Coll.